- 什么是档案及档案管理
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什么是记录?
- 创建和使用记录是大学日常活动的重要组成部分. 档案是大学重要的资讯资产.
- 记录被定义为“记录的信息”, 任何形式，任何媒介, 由大学创建或接收，并用于交付ob真人游戏的核心业务功能和活动. 重要的是内容和背景，而不是格式.
- 记录可以由一个或多个文档组成, 哪些证明相关活动, 在时间上对单个事件的决策或事务.
- 记录的重要性和价值在于它们的作用 作为证据 发生了什么. 记录提供准确的, 对大学行为的真实完整的描述, 交易, 决定和承诺.
- ob真人游戏需要记录来有效地工作，并展示ob真人游戏如何遵守ob真人游戏的法律和监管要求.
- 有些记录可能不是current, 然而，它们可能被保留作为证据, 长期的信息和/或历史价值.
- 记录代表了大学的集体记忆, 支撑ob真人游戏的日常运营，支持ob真人游戏向外界展示的形象.
一个记录 必须; - 真实的 -是它说的那样吗?
- 可靠的 ——它是否可信和准确?
一个记录 必须有; - 完整性 -它是完整的，安全的和不变的?
- 可用性 -随着时间的推移，它是可访问和理解的?
- ob真人游戏官网记录的标准和定义的进一步细节可在此查阅 在这里
什么是档案管理?
- 记录管理是对记录在所有媒介上的信息进行系统管理的过程，这些媒介通常是纸张和缩微胶片或胶片, 但越来越多的信息以电子形式储存，包括电子邮件, 基于web的内容和数据库.
- 所有的档案管理方案都是以档案管理的概念为基础的 记录生命周期 其中的记录是 current 从它们诞生之日起，只要它们的行政价值保持在最高水平. ob真人游戏官网ob真人游戏的“生命周期”方法的更多细节是可用的 在这里.
- 记录成为 semi-current 当它们的直接管理价值下降，但仍然提供一些业务价值时
- 当一条记录不再具有任何管理价值时，它仍然具有管理价值 非流动.
- 记录管理控制生命周期所有阶段的记录:从创建到最终归档或销毁.
- 创建和使用记录是大学日常活动的重要组成部分. 档案是大学重要的资讯资产.
- 大学档案管理政策
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- ob真人游戏认识到，档案的有效管理对于支持其核心功能至关重要, 协助全面管治及管理大学在其业务活动中所产生或取得的所有记录.
- 记录对大学当前和未来的运作都是至关重要的, 形成了公司记忆的主要部分, 必须以系统的方式管理, throughout their lifecycle; from creation or capture for active use, 维护以供参考, 最终通过评估，确保它们的安全销毁, 或转至大学档案馆.
- 档案管理政策及 大学 记录保留时间表 为管理院校档案和管理院校档案的保存期限提供框架.
- 大学档案管理政策可在此查阅
- ob真人游戏认识到，档案的有效管理对于支持其核心功能至关重要, 协助全面管治及管理大学在其业务活动中所产生或取得的所有记录.
- 档案管理良好实践指南
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文件命名约定
省时省力
以一致的方式命名文件夹和文件, 逻辑和可预测的方式意味着信息可以被定位, 快速、容易地识别和检索.
版本控制原则
不清楚文档的当前版本?
版本控制原理可以帮助您以逻辑一致的方式管理同一文档的多个版本.
安全 & 安全处置
处置是良好档案管理实践的重要组成部分.
在保留期结束时应该发生什么?
快速链接
- 保留时间
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- 大学记录保留时间表是可用的 在这里
- 大学须遵守 2002年信息自由(苏格兰)法案 这就需要对机构档案进行适当有效的管理.
- A 业务守则, 由苏格兰行政院根据该法案第61节发布，特别要求组织拥有涵盖其所有机构记录的记录保留时间表, 遵守《ob真人游戏官网》被视为机构是否遵守主要法例的指标.
- 大学档案保存时间表于2007年建立, 基于JISC业务分类计划和高等教育机构记录保留时间表，并于2014年进行了审查.
- 大学档案保留时间表目前正在修订中, 将于2017年3月开始，并将在每个业务领域模块完成并获得批准后发布.
与此同时, 如有任何档案管理查询, 详情请联络大学档案经理;
T: 01224- 273175
电子邮件: foi@urbanflyguides.com - 大学记录保留时间表是可用的 在这里
- 术语汇编
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A - E 评估
评估一个组织的活动，以确定哪些记录具有档案价值或证据价值，应该保存以及保存多长时间的过程, 以满足组织的需要, 问责制的要求以及研究人员和其他记录使用者的期望.
档案
被认为具有永久价值(包括历史和文化)的记录. 档案为大学的重要职能和活动提供了证据, 战略的发展, 贯穿整个机构生命周期的结构和基础设施.
真实的记录
一个记录 which can be proven to be what it purports to be; to have been created or sent by the person purported to have created or sent it and at the time purported to have been created or sent.
当前记录
经常使用和积极处理的记录, 对于业务的进行(请参见“记录生命周期”).
1998年数据保护法
就他人持有的个人资料，为个人提供法律权利.
破坏
消除或删除超出任何可能的重建范围的记录的过程.
处理
评估和审查决定的执行情况. 其中包括销毁记录或将选定的记录转移到档案馆. 它们还可能包括记录从一个系统转移到另一个系统(如纸质到电子)或记录保管的转移.
文档
最小的归档单位, 通常是一个字母, form, 文件系统中的报告或其他项目. 文件包括纸张、数字表格、文件、电子邮件、传真、合同等.
电子记录
记录信息的记录位置, processed and retrieved by a digital computer; including text based word processed documents, 电子邮件信息, 电子表格, 扫描文件, 网站文件及多媒体内容.
F - M 文件
文件:一组相关的文件，包含在文件封面内并固定在一起. 可以为数字文档创建虚拟文件.
发现艾滋病
索引或其他列表, 手动或自动, 它们的设计目的是为了更容易地定位相关文件或检索信息.
2002年信息自由(苏格兰)法案
提供一般法定权利，以获得苏格兰公共当局持有的任何年龄和任何格式的信息, 但有一些有限的豁免. 该法案于2005年1月1日生效.
硬拷贝
所有不是以电子格式保存的、无需额外设备即可读取的信息. 包括文件、地图和平面图以及装订卷.
记录的生命周期
记录的生命周期由三个阶段组成; current (积极用于开展日常活动); semi-current (半主动, 记录在哪里仍然具有业务价值, 但是很少被提及, 或者需要作为证据保存, 法律或规管目的); 非流动 (不活跃, 记录已不再具有行政业务价值并被鉴定为销毁, 或者永久存档).
媒介
保存记录的格式, 如纸, 缩微平片, 缩微胶片, 电子, 光盘, 磁带等.
元数据
ob真人游戏官网数据的数据. 描述性的, 应用于记录的管理或技术数据，使系统能够有效和高效地查找和检索记录. 元数据添加上下文并在记录之间构建关系，以帮助理解和解释内容.
迁移
将记录从一个系统移到另一个系统的行为, 同时保持记录的真实性, 完整性, 可靠性和可用性.
N - R 保存
用于确保可访问真实记录的过程和操作, 随着时间的推移，可以使用和理解.
记录系列
有共同主题或功能的记录的集合，如年度帐目, 发票, 委员会分钟, 部门主管的通信文件等. 系列的不同之处在于它提供了一个特定过程的证据，因此大小可能从单一的文件(如大学战略计划)到数千张发票的情况.
记录
这些文件需要促进大学开展业务，并保留一段时间，以提供其决定的证据, 交易或活动. 记录可以以硬拷贝或数字格式创建、接收或保存.
记录管理
负责有效和系统地控制创意的业务职能, 收据, 维护, 记录的使用和处置, 包括以记录形式获取和保存有关大学业务活动和交易的证据和信息的过程.
记录调查
定位和识别特定业务领域所持有的所有记录的系统操作.
可靠的记录
如果一个记录的内容可以被认为是活动的完整和准确的表示，那么它就被认为是可靠的, 它所证明的事务或事实，并可在后续行动过程中予以依赖, 交易和活动.
保留时间
不同类型记录的索引, 详细说明它们应该保存多长时间, 根据法律, 监管, 或操作需求. 例如, 符合增值税和税收规定, 你有义务保留本年度+6的大部分财务记录, 使有效保留期7年.
S - Z Semi-current记录
商业价值下降的唱片, 但仍可能不定期地引用(参见“记录生命周期”)。.
版本控制
允许在连续体中精确地放置文档的各个版本的一种处理方法, 在试图识别和管理需要大量重新起草的记录时尤其有用, 因此，可以记录和控制作者和内容的差异.
重要的记录
这些记录对大学的业务运作至关重要，如果它们被大火烧毁，大学将无法运作, 洪水或其他灾难. 确定重要记录是任何业务连续性规划的一个组成部分. 这些记录可能是唯一的和不可替代的，或者可能需要在灾难发生后立即提供.